Datenerklärung mit Datenschutzverzeichnis

 

nach Art. 30 Abs 1

 

EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO)

 

 Lawinen- und Vermisstensuchhundestaffeln 

Salzburg

 

 

Inhalt

 

1. Namen und Kontaktdaten des/der für die Verarbeitung Verantwortlichen                                 

2. Namen und Kontaktdaten des Auftragsverarbeiters                                                                 

3. Datenverarbeitungen / Datenverarbeitungszwecke                                                                   

4. Allgemeine technische und organisatorische Maßnahmen                                                       

5. Einwilligungserklärung Datenverarbeitung/Datenspeicherung

6. Auftragsverarbeitervereinbarung

7. Datenschutzfolgeabschätzung

8. Datenschutzerklärung website

 

Bei der Lawinen-und Vermisstensuchhundestaffel Salzburg handelt es sich ein einen ehrenamtlichen Verein mit dem Zweck, mithilfe unserer Hunde Menschenleben zu retten.

Die Lawinen- und Vermisstensuchhundestaffel Salzburg ist eine anerkannte

Rettungsorganisation im Bundesland Salzburg und dem Katastrophenreferat der Salzburger

Landesregierung unterstellt. Außerdem sind wir Mitglied der Internationalen Rettungshunde

Organisation IRO, der größten Rettungshundeorganisation der Welt. Gleichzeitig vernetzen wir uns mit verwandten Berufsgruppen und Organisationen. 

 

Zu diesem Zweck werden Daten der Mitglieder gespeichert.

Bei diesen gespeicherten Daten geht man von nicht sensiblen Daten nach DSGVO Art9 aus.

Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht notwendig.

 

 

 

1. Namen und Kontaktdaten des/der für die Verarbeitung Verantwortlichen

 

Name und Anschrift

 Lawinen- und Vermisstensuchhundestaffel Salzburg

Zellerstrasse 7

5081 Wals

 

Verantwortlich :

 

Der jeweilige Vorstand der LVHS 

Staffelleiter: dzt Andreas Santner

a.santner@lawinenhunde.at

 

 

Kontaktperson

 

Andreas Santner

a.santner@lawinenhunde.at

 

 

 

 

 

2. Namen und Kontaktdaten des Auftragsverarbeiters

 

Name und Anschrift

Firma:wer fällt euch dazu ein?!?..mir nicht wirklich jemanden,

den wir als „Dritte“ engagieren, uns zu verwalten…….

Verantwortlich :

 

 

 

 

 

 

 

 

3. Datenverarbeitungen / Datenverarbeitungszwecke

 

I. Mitgliederverwaltung

 

 

*  Beschreibung:

 

Mitgliederverwaltung als Erfordernis der Vereinsführung, Erfüllung der Statuten, Erfüllung aller vereinsbezogenen Aufgaben und Verpflichtungen.

Führung der Mitgliederverwaltung in Form von Excel-Listen/Datenbank in Excel. Die Rechtsgrundlage für diese Verarbeitungstätigkeit entspringt dem Mitgliedsvertrag = vertragliche Grundlage. Die Excel-Datenbank ist passwortgeschützt. Zugriff hat folgender eingeschränkter Personenkreis: Vorstand, Referatsleiter  sowie deren Stellvertreter.

sicherstellen, dass die Abwicklung des Vertrages mit dem Mitglied und die damit zusammenhängenden Aufgaben gewährleistet ist. 

*   Rechtsgrundlage:Zur Vertragserfüllung notwendig (Art. 6 Abs. 1 lit. b)

 

*  Sensible Daten nach DSGVO Art. 9nein

 

Datenschutzfolgeabschätzung notwendig:

nein, da keine hohen Risiken für Rechte und Freiheiten der Betroffenen

 

Speicherdauer:nach Beendigung der Mitgliedschaft

*Kategorien der betroffenen Personen: Mitglieder

Kategorien der verarbeiteten Daten

 

·            Vorname

 

·            Nachname

 

·             Berufsbezeichnung

 

·             Geschlecht

 

·             Eintrittsdatum

 

·             Telefon Mobil

 

·             Straße (privat)

 

·             PLZ (privat)

 

·             Ort (privat)

 

·             Geburtsdatum

 

·             E-Mail-Adresse

 

·             Hundedaten

 

*Technische und organisatorische Maßnahmen

·             Zugriff eingeschränkt (Zugriff nur durch Vorstand, Referatsleiter sowie dessen Stellvertreter)

 Backup Datenbank (Verschlüsselter USB-Stick, Durchführung der Backups durch den  Vorstand und Referatsleiter und deren Stellvertreter

 

 

 

 

II. Buchführung

 

 

*  Beschreibung:

Buchführung zum Zwecke der Erfassung der Geschäftsvorgänge mit Mitglieder und Lieferanten einschließlich automatisationsunterstützt erstellter und archivierter Textdokumente in dieser Angelegenheit

Alle dazugehörigen Belege (z.B. Belege Ausgaben, Belege Mitgliedsbeiträge = Einnahmen, etc.) werden einmal jährlich zur Generalversammlung lt Statuten den Mitgliedern vorgetragen.

Je nach Beleg sind die unten angeführten Datenkategorien zur Gänze oder teilweise enthalten.

 

* Rechtsgrundlage: Die Buchhaltung zur Erfüllung der gesetzlichen Verpflichtungen und zur Führung des Vereins (=vertragliche Verpflichtungen gegenüber Mitgliedern).

* Auftragsverarbeiter: keine

Speicherdauer: gemäß steuerlich-rechtlicher und unternehmensrechtlicher           Aufbewahrungsfrist mind. 7 Jahre

sensible Daten: keine

 

*Datenschutzfolgeabschätzung durchgeführt?

nein, da keine hohen Risiken für Rechte und Freiheiten der Betroffenen

*Kategorien der betroffenen Personen

·             Lieferanten, Geschäftspartner

·             Mitglieder

* Kategorie der verarbeiteten Daten

·            Vorname

·            Nachname

·            Austrittsdatum

·            Eintrittsdatum

·            Telefon Mobil

·             Straße (privat)

·             PLZ (privat)

·             Ort (privat)

·             Geburtsdatum

·             Geschlecht

·             E-Mail-Adresse

·            Hundedaten

 

*Technische und organisatorische Maßnahmen

Im  Computer passwortgeschützt Mitgliederverwaltung

 

 

III. Weitergabe Daten Fachverband

 

Beschreibung:

Die Teilnahme am Leistungs- bzw. Wettkampfsport erfordert eine Weitergabe der personenbezogenen Daten an Hundesportfachverbände (z.B. IRO). Dies umfasst sowohl Landes- als auch Bundesfachverbände.

Die Weitergabe personenbezogener Daten/die Meldung des Mitglieds beim Fachverband ist in zwei Formen möglich:

·            1.) schriftliches Anmeldeformular des Fachverbands (Übermittlung per E-Mail oder am Postweg) inkl. Beilagen

·            2.) online-Tool des Fachverbands (Eintrag in Datenbank) inkl. Upload von Beilagen

In beiden Varianten umfassen die weitergegebenen Daten jeweils: Vor- und Nachname, Geburtsdatum, Geburtsort und -Land,  Geschlecht, Wohnsitz, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Verein, Hundedaten.

 Die Datenschutz-Bestimmungen des jeweiligen Fachverbandes sind auf der Website des Fachverbands abrufbar. Ein Widerruf der Datenweitergabe an den Fachverband führt nicht automatisch zur Beendigung der Vereinsmitgliedschaft nur Wettkampf- bzw. Leistungssportsparten als Auswahl zur Verfügung), jedoch ist eine Weiterausübung des Wettkampf- bzw. Leistungssports nicht mehr möglich. Von einem allfälligen Widerruf wird der Verein den betroffenen Fachverband unverzüglich in Kenntnis setzen.

* .Rechtsgrundlage Ergänzung:Einwilligung im Zuge der Vereinsanmeldung, am Anmeldeformular, getrennt von anderen Zwecken, separate Checkbox.

  * Rechtsgrundlage

     Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a)

     Zur Vertragserfüllung notwendig (Art. 6 Abs. 1 lit. b)

* Sensible Daten nach DSGVO Art. 9

    Nein

* Datenschutzfolgeabschätzung durchgeführt?

  • nein, da keine hohen Risiken für Rechte und Freiheiten der Betroffenen

 

* Kategorien der betroffenen Personen

·             Mitglieder

* Kategorien der verarbeiteten Daten

·             Vorname, Nachname

·             Straße (privat)

·             PLZ (privat)

·             Ort (privat)

·              Geschlecht

·             Geburtsdatum

·             Hundedaten

 

Kategorien von Empfängern, an die personenbezogene Daten offengelegt werden

·            Bundesdachverband IRO

·            Titel: ??? welche noch

*Technische und organisatorische Maßnahmen

·            Im  Computer passwortgeschützt Mitgliederverwaltung

 

 

 

 

IV. Bewerbungsverfahren

 

Beschreibung:

 

Der Zweck besteht im Besetzen vakanter Stellen/Positionen im Verein. Dies umfasst ehrenamtliche und nichtehrenamtliche Trainer, Referatsleiter, Vorstand und sonstige Mitarbeiter. Dieser Vorgang erfolgt regelmäßig auf Basis der Vereinsentwicklung und der Personalfluktuation.  

Die per E-Mail an a.santner@lawinenhunde.at eingehenden Bewerbungen (die vom Verein bevorzugte Form der Übermittlung, auf die auch auf der homepage hingewiesen wird) werden nur solange gespeichert, bis der Vorstand in einer Sitzung über die Bewerbung abgestimmt hat, dann wird die Bewerbung gelöscht.

 

Per Post einlangende Bewerbungen werden elektronisch erfasst (Scan)  und am Computer abgespeichert. Das Papierdokument (die Bewerbung) selbst wird nach dem Vorgang der elektronischen Speicherung umgehend vernichtet (geschreddert). Weitere Ablagen bestehen nicht.

Nach vollzogener Auswahl einer Bewerberin/eines Bewerbers (erfolgte vertragliche Fixierung) werden alle für diesen Verarbeitungszweck einlangenden Bewerbungen/Daten nach Mitteilung einer Absage (E-Mail bzw. Post im Falle der Übermittlung der Bewerbung im Postweg und Nichtangabe einer E-Mail-Adresse) umgehend gelöscht. Eine Aufbewahrung von Bewerbungen zum Zwecke der Evidenzhaltung erfolgt nicht.

Die Bewerbung (incl übermittelte Zeugnisse, Befähigungsausweise, etc.) der ausgewählten Bewerberin/des ausgewählten Bewerbers wird in den entsprechenden Ordner verschoben und bildet Grundlage des entsprechenden Aktes.

 

 

Rechtsgrundlage Ergänzung:Vertragsvorbereitung 

Rechtsgrundlage

·             Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. b)

 

Sensible Daten nach DSGVO Art. 9

  • nein

 

Datenschutzfolgeabschätzung durchgeführt?

  • nein, da keine hohen Risiken für Rechte und Freiheiten der Betroffenen

 

Kategorien der betroffenen Personen

·             Bewerber

Kategorien der verarbeiteten Daten

·            Nachname 

·            Vorname 

·            Strasse

·            Ort

·            PLZ

·            Tel mobil

·            Emailadresse

·            Geburtsdatum

·            Daten über den Hund

·            Versicherungsdaten Hund 

 

Technisch und organisatorischeMaßnahmen

·             Postfach-Zugriff eingeschränkt (Es haben nur die Personen auf das Postfach Zugriff die für die Besetzung der Position zuständig sind.)